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管理大師杜拉克》重要的事最優先 一次只做一件事
根據杜拉克觀察發現,想要有效管理時間,可透過4步驟達成:首要記錄和分析自己每天的時間支配情形,找出浪費時間的元兇,然後集中時間做最重要的事。
「人不善於管理自己的時間,」管理大師彼得‧杜拉克(Peter Drucker)在《有效的管理者》(The Effective Executive)一書中這樣說道。本書出版於1966年,距今已40年。時至今日,無論是經理人、高階主管、管理者或知識工作者,依舊陷於同樣的困境裡。
杜拉克認為,最能鑑別主管效能高低的關鍵因素,或許就是能否珍視時間。
杜拉克很了解主管的處境。他指出,主管的時間通常是屬於別人的,若以實際從事的活動來界定主管的角色,則主管應可被界定為組織的「俘虜」。杜拉克親身觀察發現,許多主管都是用了大量的時間,做了許多看似一定要完成的事情,但實際的貢獻或成效,卻是少之又少。
時間管理Step1:詳細記錄時間運用情形
杜拉克曾經請一位自覺記憶力良好的董事長,說明自己的時間支配情形。該名董事長萬分確信自己把時間井然有序地切割成3個部分,分別用在高階主管、重要客戶和投身社區活動上。但根據祕書連續6周的紀錄,董事長幾乎沒有從事上述活動,大部分的時間反而都是擔任調度者的角色,追蹤熟識客戶的訂單,然後不斷打電話到工廠,要求工廠處理訂單。
這就是主管自我感知和實際情形的落差。因此,杜拉克建議主管欲獲致成效的第一步,就是記錄自己真實的時間運用情形。主管不一定要親自記錄,最好是交由祕書或助理完成,但重點是要切實記錄下來,而且要當場記下,不要事後憑記憶。就算無法經年累月地進行,至少每年也要有兩次、每次持續3~4周地執行這項記錄工作。
一旦形諸文字,主管幾乎毫不例外地會發現自己把時間用在許多枝微末節的事情上。唯有透過切實記錄,並且反覆地省思自己的時間支配情形,才有可能重新思索和安排自己的行程。
時間管理Step2:系統化管理時間
完成時間紀錄之後,就可進第二步驟,即系統化的時間管理。杜拉克指出,管理者必須從紀錄中找出無生產力、浪費時間的活動,並且盡可能避免這類情形。不過,這還有賴管理者自問幾個問題:
1.「如果根本不做這些事情,會怎麼樣?」如果答案是「不會怎麼樣」,那就應該停止浪費時間在不會有任何成果的事情上。
杜拉克發現,有些大忙人之所以忙,是因為他們從不錯過任何事。他以一位自稱兩年內只有耶誕夜和新年在家吃晚餐的執行長為例,其實很多晚宴根本只是禮貌性邀約,他參加了反而徒增對方困擾;更有多達三分之一的餐會是就算公司任何一個高階主管都不參與,也不會影響公司業績。因此,如果一項活動對於組織或自己毫無貢獻,就該學習說不。
2.「在時間紀錄上的所有活動中,哪一項是可交由其他人完成,而且就算沒能做得更好,也可以做得一樣好的?」杜拉克在此提到了管理學有關「授權」的議題。授權並非意味著把自己的分內事推給其他人,而是如果某件事是可以交由其他人輕易地完成,就應該交付出去。主管應該把省下來的珍貴時間,拿去做更重要的事情。
3.「在我(主管)所做的事情當中,有哪些事浪費了你(部屬或其他同事)的時間,但對於你的效能卻是毫無貢獻的?」主管固然可以排除浪費自己時間的活動,但有些時候,他們浪費的其實是別人的時間。杜拉克認為,這種現象沒有明顯症狀,但還是可以透過提出上述問題來發現,而且要不怕聽到真話。
例如,某高階財務主管明知開會很浪費時間,卻還是要求所有部屬每次與會,而參與者為了表示出興趣,又會提出至少一個(多半是不相干的)問題,結果會議變得陣容龐大而冗長。主管的出發點是好的,他希望訊息暢通,而且不要有人被排除在外,但其實部屬也跟他一樣覺得開會很浪費時間。
在詢問部屬意願後,該名主管想出了新的方法:他在開會前,送出一份書面表格,註明本次會議的與會者、時間地點及主題,若其他人覺得需要了解相關資訊,可自行決定參與與否,但會後一定會立即接到會議內容的完整摘要,並歡迎提出意見或評論。
相較於先前動輒十幾個人一起開會,耗掉一整個下午,如今只有少數幾人和祕書(負責記錄)與會,前後只要一個多小時,而且沒人覺得被排除在外。
時間管理Step3:找出完整的時間區塊
無論是記錄和分析時間,或是排除不重要的活動與浪費時間的因素,都是為了讓主管可以騰出時間從事更重要、對組織或個人更有貢獻的工作。然而,無論多麼「大刀闊斧」,主管所剩餘的時間還是不會太多。
杜拉克認為,主管真正可以自由支配、而且可用來從事重要事務的時間,很少可以占到工作時間的四分之一。而且只要組織規模愈大,用在維持團隊合作和運作的時間就愈長,用在從事有生產力的活動的時間就愈短。
因此,主管要管理時間的最後一個步驟,就是找出一段完整的時間,專心地完成重要的事。
有些主管會選擇一周在家工作一天;有些則會在一周內安排半天,專門用來處理重要事務;另一個更常見的方法則是「早起」,亦即每天上班前,安排90分鐘在家工作,之後再準時上班。一般而言,早起工作還是比把工作帶回家更有效率,因為忙了一天的主管,通常到晚上都已累到沒辦法把工作做好了。
杜拉克指出,有效的主管永遠都會控制自己的時間管理,不但會連續記錄日誌、定期分析,還會為重要活動設定完成的最後期限,以了解時間是否在掌控範圍內。
【---更多精采內文請詳見本期《經理人月刊》11月號


 

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